E-mail etikett
A hivatalos céges kommunikációs forma!
Az üzleti életben az e-mail az elfogadott kommunikációs forma. Tehát az ügyfelek és köztünk ez a hivatalos kommunikációs platform.
- Tárgy: Miről szól a levél: Itt mindig az adott projektet érdemes bele írni és egy rövid pár szavas gondolatot, hogy miért küldöd.
- Példa: Grundfos – Jó helyen vagyok – Forgatási időpontok!
- Címzett – Akinek küldöd: A közvetlen címzett az akitől a választ várod. Őt szólítod meg a levélben és csak őt!
- Másolat – Akiket informálsz: Mindenkit tegyél rá aki érintett a projektben, hogy mindenki mindenről tudjon és ne legyenek elveszett információk.
E-mail reakció idő és szükségesség!
- Ki válaszol csoportos levél érkezése esetén:
Lényegében minden e-mail-re annak kell válaszolnia akinek szól. Így nem lesz össze vissza keresztbe beszélés.
Milyen idő intervallum az elfogadott az e-maile kapcsán.
Ez a projektek határidejétől is függ, de általánosságban az az irányadó, hogy 24-48 órán belül kell válaszolni, ha mást nem akkor annyit, hogy mikor tudjuk küldeni az érdemi választ. Tehát nem kell fennmaradni éjszakázni az e-mailek megválaszolásával hiszen akkor a másik félnek is fenn kell. Az e-mail arra van kitalálva, hogy küldj infót úgy, hogy legyen idő a válaszolásra.
Mindenféleképpen kell válaszolni!
Fontos, hogy jelezd nálad az infó! Tudsz róla! Mint a repülőgépek leszállás előtt.
- Leszállhatok?
- Igen, leszállhat!
- Vettem. Akkor megkezdem a leszállást.
- Rendben, jó leszállást.
Így lesz végül mindenki nyugodt akivel beszélgetsz a levelezéseken keresztül.
Egy levelezési szál követése!
Ahhoz, hogy ne kapjunk idegbajt és ne keljen állandóan a levelek között keresgélni mindig a “Válasz küldése mindenki” számára gomb megnyomásával küldünk választ.
Itt még van lehetőséged manuálisan kijelölni, hogy ki legyen valójában a válasz címzett, de ilyenkor egy levelezési szálon lesz majd a teljes információ folyam és ez óriási segítség amikor vissza kell keresni információkat.
File küldése e-mailen keresztül!
Alapvetően nem az e-mailt hkasznláljuk file átadására hiszen éves díjat fizetünk a tárhelyért és nagyon véges! Minden levél tárolódik. Ami fontos lenne, hogy minden partnernek kiküldött anyagot a google drive rendszeréről küldjük ki!
Tehát az e-mail-ben egy linket fogsz küldeni.
A legtöbb esetben alapból prezi linket küldünk, hogy bárki bármilyen felületen meg tudja nyitni de mikor file-okat adunk át akkor feltöltés után link hozzáférést adunk!
