Projekt státuszok
📌 Miért fontos a státusz?
A státuszolás célja, hogy átláthatóvá tegye a projekteket, segítse a felelősök munkáját, és biztosítsa, hogy mindenki tudja, hol tartunk, mi vár rá és mihez kell visszacsatlakozni.
Előnyei:
Minimalizálja a felesleges meetingeket és félreértéseket
Segít a határidők betartásában
Elősegíti a projektek lezárását és utókövetését
Mindenki tudja, ki dönt, ki gyárt, ki ellenőriz, ki küldi ki
Mikor, hogyan státuszolunk?
Kétféle státuszt jelölünk. Az egyik amikor valósan változik egy feladat jelezhető státusza. A másik amikor haladtunk a munkával, még nincs kész de elértünk egy adott munkaállapotot. Ezt “AS” = “Aktuális státusznak” hívjuk.
Mikor mit kell tenni?
Változik a projekt állapota: Át kell állítani a teendő típusát a projekt aktuális státuszára és egy rövid szöveges @ jelölést használó üzenetet írni, hogy az ‘AS”-ről!
- “AS” vagy “Aktuális státusz”: Haladtunk, de még mindig ugyan abban a munkafolyamatban vagyunk. Ilyenkor minden esetben szöveges üzenetben @ jelöléssel rövid státuszt adunk a projekt menedzsernek vagy annak aki a feladatot kérte tőlünk vagy szükség minden csapat érintetnek.
- Példa eset: Amikor haladtál a projekttel, sok munkát elvégeztél de még nem vagy kész, viszont jelzed a projekt menedzsernek!
📌 Beérkező brief!
Amikor egy új feladat érkezik a beérkező brief státuszt kapja. Ez azt jelenti, hogy már nálunk a feladat, elkezdhető de még nincs hozzákezdve! Tehát az adott feladatot végző személy nem vette át!
Mit kell ilyenkor tenni?
Projekt / feladat létrehozása: Amikor a projekt felelőse létrehozza az adott projektet kiosztja a feladatokat és a brief-eket!
- Beérkező brief státusz beállítása: Állítsd be státuszt a beérkező brief-re, hogy lássuk el lett indítva de még nem lett elkezdve!
- Szöveges aktivitás hozzáadása. Használd a @-jelet és válaszd ki azt akinek a feladat szól!
Információra várunk!
Számos helyzetben történik, hogy valamilyen információ nincs meg a projekt / feladat elvégzéséhez! Ez a státusz ezt az elakadási pontot jelzi! Természetesen ilyenkor szükséges a profi kommunikáció az ügyfél és a projekt résztvevők között.
Mit kell ilyenkor tenni?
Aktivitás jelzése: Állítsd át a státuszt “információra várunk” állapotra és egy rövid szöveges üzenetben @ jelöléssel jelezd a projekt menedzserének, hogy milyen információra van szükség.
Információ begyűjtésének állapota: Projekt menedzserként pedig jelezd @ jelöléssel a kérő csapattagtól, hogy éppen hol tartasz. Adott esetben azt, hogy megkérdeztem az ügyféltől, amint megkaptam jelzek és hozom az infókat.
- Megérkezett információk: Jelezd a feladat végrehajtónak @ jelöléssel, hogy megérkezett és hova tetted, hol tudja elérni.
Továbblépés az információra vár státuszból. Akkor lehet tovább haladni ha a feladat végrehajtója úgy érzi mindent el tud végezni. Amennyiben további fennakadások / információ igények jönnek fel ugyan ez a flow fut végig újra!
Megvalósításra átvettem
A beérkező brief érthető és elvégezhető feladatig jutottunk el. Ilyenkor a feladat végrehajtó átvállalja az elvégzéshez szükséges felelősséget és ezt jelzi a projekt menedzsernek!
Mit kell ilyenkor tenni?
Aktivitás jelzése: Állítsd át a státuszt “Megvalósításra átvettem állapotra és egy rövid szöveges üzenetben @ jelöléssel jelezd a projekt menedzserének, valamint mozgasd át a kártyát az aktuális feladatokból a “Folyamatban” oszlopba!
Mi történik ha haladtál a feladattal viszont nem készült még ez? Ezt úgy hívjuk, hogy “Rész státusz” ilyenkor használjuk az “Aktuális státusz” jelölést!
- Aktuális státusz: Szöveges üzenetben használd a @ jelölést és a projekt menedzserének jelezd, hogy meddig jutottál, mi a munkafolyamat félbeszakításának oka és mi a döntés, hogy mikor és milyen módon lesz kész.
Ennek köszönhetően mindig mindenki tudja, hogy mikor hol és milyen állapotban van minden feladat!
Amikor vannak már készült anyagok a megtekintéséhez szükséges linkeket mindig küldeni szokás! Ez biztosítja a leggyorsabb információ áramlást!
📌 Elkészültem, jóváhagyásra átadtam!
Ilyenkor a feladat végrehajtója elkészült egy feladattal és jelzi a projekt menedzserének aki kapcsolatban van az ügyféllel, hogy elkészült és réséről rendben van!
Mit kell ilyenkor tenni?
Aktivitás jelzése: Állítsd át a státuszt “elkészültem! Jóváhagyásra átadtam!” állapotra és egy rövid szöveges üzenetben @ jelöléssel jelezd a projekt menedzserének, valamint mozgasd át a kártyát az átnézésre vár oszlopba!
Esetleges belső ellenőrzések ideje:
Mivel a projekt átnézésre vár állapotba kerül, így itt van lehetőség belső jóváhagyást kérni. Ezt pedig szintén @ jelöléssel lehet kérni és a projekt menedzsere intézni.
Továbblépés ebből a státuszból?
A projekt menedzsere mozgatja tovább a kártyát a “kiküldve ügyflének és jóváhagyás alatt állapotba.
📌 Kiküldve ügyfélnek - Jóváhagyás alatt!
A kiküldést mindig a projekt menedzsere végzi. Az ő feladata felügyelni és ellenőrizni a feladatokat is. Így amikor megkapja az elkészült feladatot, és jónak ítéli meg mert ellenőrizte akkor kiküldheti!
Mit kell ilyenkor tenni?
- Státusz állítása: Állítsd át “Kiküldve ügyfélnek – Jóváhagyás alatt”-ra a teendő típusát.
- Jelezd aktivitásban: @ jelöléssel jelezd a feladat végrehajtójának, hogy átvetted és kikülted!
- Kártya mozgatása: Mozgasd át a kártyát függőben zónába!
Mi tud történni ilyenkor? Ideális esetben az ügyfél elfogadja másik esetben módosítási kört kér.
📌 Módosítási kör érkezett
Ez a módosítási kör a projekt menedzserhez esik be. Ő pedig a legteljesebb információ átadással jelzi ezt a feladaton!
Mit kell ilyenkor tenni?
- Státusz állítása: Állítsd át “Módosítási kör érkezett”-re a teendő típusát.
- Jelezd aktivitásban: @ jelöléssel jelezd a feladat végrehajtójának, hogy a beérkező információk alapján szükséges módosítani a munkát!
- Kártya mozgatása: Állítsd vissza a kártyát a folyamatban állapotra!
Mi történik amikor ez után amikor módosítási kör érkezik? A feladat végrehajtó visszalép a “Megvalósításra átvettem” státuszba és ott kezdjük folytatni!
Elfogadva, befejezve!
Ideális esetben ilyenkor a feladat kártyán már jó sok aktivitás jelzi a munka készültségét. Viszont a lezárás is fontos! A lezárást is a projekt menedzser végzi akinek felelősége minden projekt minden feladatáról tudni!
Mit kell ilyenkor tenni?
- Státusz állítása: Állítsd a teendő típusát “Elfogadva, befejezve” állapotra.
- Jelezd aktivitásban: @ jelöléssel jelezd a feladat végrehajtójának, hogy elfogadták a munkát! Köszönd meg neki illedelmesen! Az esetleges dícséreteket továbbítsd had zsebelje be ő is a pozitív élményeket!
- Kártya mozgatása: Állítsd át a kész állapotra. Ezt az kártyán lévő “sikeres” gombbal tudod.
